Wie Feedback geben einfacher wird

Hallo und herzlich willkommen zu Deinem Podcast „wertschätzen und führen“. Wie schön, dass Du dabei bist.

In der 17. Folge zeige ich Dir, wie es einfacher wird Feedback zu geben. Du lernst die vier Schritte kennen, mit denen Du dich sicherer durch unangenehme Situationen und durch unsicheres Kommunikations-Terrain navigieren kannst. Bisher habe ich Einfaches Feedback in drei Schritten vermittelt. In dieser Folge erfährst Du, weshalb sich etwas geändert hat und was sich geändert hat.

Die ungekürzte Transkription der Folge findest Du nachstehend. Sie ist in Kürze auch als .pdf erhältlich. Die Podcast Folge „Wie Feedback geben einfacher wird“ kannst Du auf verschiedenen Plattformen hören.

Mein Name ist Claudia Schulz, ich bin Inhaberin von Ereignis Coaching, Coach und Autorin. Ich stehe Führungskräften zur Seite, von der Geschäftsführung bis in mittlere Positionen, die mehrheitlich Frauen in ihren Teams beschäftigen. Neben Einzelcoachings schule ich Führungskräfte, sich souverän auf den vier Feldern zu bewegen, welche die Führungsarbeit durchdringen:

Unterbewusstsein, Kommunikation, Werte und die Führungsaufgaben. Um sie zu stärken biete ich Führungskräften auch pferdegestützte Coachings und Trainings an.

Wenn Du Deine Führungskompetenzen weiterentwickeln und etwas bewegen möchtest, bist Du bei „wertschätzen und führen“ und Ereignis Coaching goldrichtig.

Einfaches Feedback besteht jetzt also aus vier Schritten und nicht mehr nur aus drei.

Wie ist es dazu gekommen?

Zum Abschluss meiner Coachings und Trainings bitte ich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer, mir die Erkenntnisse mitzuteilen, die sie erlangt hätten. Die Rückmeldungen eines Teams waren für mich, wenn ich offen bin, niederschmetternd. Die erste Teilnehmerin sagte, sie habe nichts mitgenommen, die zweite schloss sich ihr an, dann die dritte. Die vierte Teilnehmerin meinte, die Kommunikationswerkzeuge seien viel zu kompliziert, und so ging es fort.

Befasst hatten wir uns in dem Training mit Einfachem Feedback.

Ereignis Coaching feiert im November 2021 das 10-jährige Jubiläum, und ich weiß aus dieser jahrelangen Erfahrung, dass diejenigen, die Einfaches Feedback nutzen, erleben, wie einfach Kommunikation sein kann.

Ich habe es nicht in der Hand, ob meine Kundinnen und Kundinnen die Türen durchschreiten, die ich ihnen zeige. Aber ich habe es in der Hand, was ich damit tue, wenn etwas nicht funktioniert, wie ich es mir vorstelle. Ich halte mich an Zitat, das den Samurai zugeschrieben werden. Es ist ein Zitat, das auch für Führungskräfte eine hervorragende Leitlinien ist.

Das Zitat besagt

1. Macht der Schüler einen Fehler, blicke auf den Lehrer

Für die Führungsarbeit übersetzt, heißt das:

Hast Du das Gefühl, dass Mitarbeiter*innen oder Mitarbeiter nicht bei der Sache sind, keinen guten Job machen oder respektlos mit Dir umgehen, fasse Dich bei Deiner eigenen Nase und überprüfe, Du Deine Qualitäten als Führungskraft weiter ausbauen kannst. Mein Modell der vier Felder unterstützt Dich dabei.

Auch ich habe mich an der eigenen Nase gefasst. Wenn jemandem das Einfache Feedback zu kompliziert erscheint, habe ich es offenbar noch nicht eindeutig genug formuliert und trainiert. Also habe ich es auf den Prüfstand gestellt. Und zu meiner Überraschung tatsächlich eine Möglichkeit gefunden, es noch einfacher zu gestalten. Ich habe aus drei Schritten vier gemacht und es auf die Probe gestellt und tatsächlich bestätigte das fragliche Team, dass es so verständlich – und im Übrigen träfe es gar nicht zu, dass sie nicht mitgenommen hätten, so könne man das auch nicht sagen.

Das wiederum hat mich NICHT überrascht. Aber es hat mich unbändig gefreut, dass die Teilnehmerinnen es selbst erkannt haben.

Kommen wir also zu den vier Schritten des Einfachen Feedbacks.

Diejenigen von Euch, die bereits frühere Folgen angehört haben, werden feststellen, dass lediglich der dritte Schritt in zwei Schritte unterteilt wurde.

Die vier Schritte des Einfachen Feedbacks sind also die folgenden:

1. Beobachten
2. Interpretationen identifizieren
3. Mitteilen, was Du beobachtet hast
4. Erfragen, was Du interpretiert hast

Du kannst Dir das Einfache Feedback auf einem Zeitstrahl vorstellen. An dessen Beginn steht ein Ereignis. Irgendetwas, was eine andere Person getan hat. An dem Ende des Zeitstrahls steht Deine Reaktion gegenüber dieser Person. Auf diesem Zeitstrahl gibt es zwei Abschnitte. Der erste Abschnitt ist das Beobachten, der zweite Abschnitt ist das Interpretieren. Zwischen beiden Bereichen verläuft eine rote Linie

Wenn jemand etwas persönlich nimmt, sich also gekränkt, verletzt oder zurückgesetzt fühlt, dann ist die rote Linie ziemlich sicher überschritten und Du befindest Dich im Bereich der Interpretationen. Bei Menschen, die weniger trainiert einfaches Feedback zu geben, liegt die rote Linie sehr, sehr dicht an dem Ereignis, also sehr dicht an dem Anfangspunkt des Zeitstrahls. Wer trainierter ist, Einfaches Feedback zu nutzen, wird feststellen, dass die rote Linie auf dem Zeitstrahl weiterwandert und sich von dessen Startpunkt entfernt, d.h. mit der Übung verlängert sich die Phase der Beobachtung, Interpretationen setzen später ein. Es lässt sich leichter zwischen den beiden Phasen, also zwischen Beobachtung und Interpretation, unterscheiden. Den Link zu den Abbildungen findest Du in den Shownotes, also in der Beschreibung zu dieser Podcast-Folge.

Die Rückmeldung, die Du der anderen Person gibst, erfolgt dann idealerweise mit Einfachem Feedback. Indem sich Du dieses Werkzeug trainierst, verschiebt sich die rote Linie und es wird für Dich einfacher mit Menschen in Situationen umzugehen, die Du zuvor als kritisch empfunden hast. Denn Du bleibst länger auf der Beobachtungsebene. Du kannst leichter sortieren, welche Aspekte der Kommunikation zu der anderen Person gehören dürften und welche Dein Thema sind.

Wenden wir uns den vier Schritten zu, die Dir Dein Leben einfacher machen, sofern Du sie anwendest:

1. Beobachten

Der erste Schritt des Einfachen Feedbacks besteht darin zu beobachten

Was bedeutet beobachten?

Beobachten bedeutet, wahrzunehmen, was die Augen sehen oder die Ohren hören. Es ist die Beschreibung dessen, was außerhalb unseres Körpers geschieht. Beobachtungen beziehen sich auf die Bilder und Töne, welche die Augen und Ohren an unser Gehirn weiterleiten. Nehmen wir beispielsweise einer Mitarbeiterin, die das Büro ihrer Chefin betritt und sagt, „die Aufgabe, die Du mir übertragen hast, die kann ich nicht erledigen“.

Die Beobachtung hier ist: Ich habe gesehen, dass die Kollegin meinen Raum betreten hat, und ich habe gehört, dass sie sagte, „die Aufgabe, die Du mir übertragen hast, die kann ich nicht erledigen“.

Dann erfolgt der zweite Schritt des Einfachen Feedbacks, der darin besteht, die eigenen Interpretationen zu erkennen.

2. Interpretationen identifizieren

Der zweite Schritt des Einfachen Feedbacks besteht darin, die eigenen Interpretationen zu identifizieren und sie von den Beobachtungen zu unterscheiden. Die Interpretationen gehen in unserem Kopf vonstatten. Wir können nicht nicht interpretieren, ebenso wenig wie wir „nicht nicht kommunizieren“ können, um die Worte von Paul Watzlawick zu bemühen [Ich habe es in der x. Folge „“ beschreiben – später vielleicht Zusammenfassung, call for action.] Es ist als wäre eine Regisseurin in Deinem Gehirn am Werke, die extrem motiviert ist und völlig unbemerkt arbeitet. Bevor Du die geräuschlos verlaufende Arbeit tief in Deinem Unterbewusstsein überhaupt registrierst, hat die Regisseurin dem Rohmaterial aus Bildern und Tönen, also den Beobachtungen, bereits Sinn und Bedeutung verliehen. Und nicht nur das, sie produziert sogar fleißig EIGENE Bilder und Töne, wenn ihr das Rohmaterial als lückenhaft erscheint. Und das Rohmaterial erscheint ihr unentwegt als lückenhaft. Denn sie ist hervorragend darin, in Lichtgeschwindigkeit aus einem Dokumentarfilm einen Blockbuster für unser Kopfkino zu kreieren. Meistens sind es dramatisch-tragische Blockbuster. Diese Filmsequenzen, mit denen die Beobachtungen ergänzt wurden, das sind die Interpretationen. Das sind die Bewertungen, Verurteilungen und Annahmen. Interpretationen kommen häufig in Form von Adjektiven daher: respektvoll oder respektlos, zuverlässig oder unzuverlässig, miesepetrig oder sonnig, grob oder sensibel, unkommunikativ oder kommunikativ. Unabhängig davon, ob das Adjektiv einen Menschen in ein helles oder in dunkleres Licht stellt, es bleibt ein Adjektiv und damit eine Interpretation. Und Interpretation bedeutet: Es ist das Werk der eigenen Regisseurin im eigenen Kopf.

„Weg mit den Adjektiven“ fordert Wolf Schneider in seinem Buch „Deutsch für Profis.“ Schneider hat die namhafte Henri-Nannen-Schule für Journalistinnen und Journalisten in Hamburg geleitet. Adjektive, schreibt der Autor, „[…] richten Schaden an.“

Wenn es Wolf Schneider auch um schlanke und klare Formulierungen in Bezug auf journalistische Arbeit geht, so tun Führungskräfte dennoch gut daran, sich ebenfalls an diesen Grundsatz zu halten. Adjektive, deren lateinische Bedeutung „die Drangeworfenen“ sei, produzierten Tautologien. Das sind Wortdoppelungen wie weißer Schimmel, schwarzer Rabe, oder schwere Verwüstungen – aber, so fragt Wolf, wer habe jemals eine leichte Verwüstung gesehen? Auch „neu renoviert“ zählt er dazu. Daraus folgert Schneider: (Zitat) „Jedes weggestrichene Adjektiv ist ein Gewinn“ (Zitatende). Dieser Leitsatz leistet auch Führungskräften gute Dienste. Denn wo ein Adjektiv steht, verbirgt sich eine Interpretation.

Interpretationen auszumachen und sie von Beobachtungen zu unterscheiden, darin besteht der zweite Schritt des Einfachen Feedbacks.

Um dies zu illustrieren bleiben wir bei dem Beispiel der Mitarbeiterin, die ihrer Chefin eröffnet hat: „die Aufgabe, die Du mir übertragen hast, die kann ich nicht erledigen“.

Je nachdem, welche Stärken und Vorlieben die innere Regisseurin der Chefin hat, fallen die Interpretationen auf einen solchen Satz unterschiedlich aus. Die einen können denken:

• Hilfe, wie kann man nur so eine schlechte Chefin sein, dass ich meine Mitarbeiterin überfordere

Die anderen ärgern sich:

• Oh Mann, Mädel, kriegst Du denn überhaupt nichts auf die Reihe?

Wie auch immer die Interpretationen ausfallen, diese zu identifizieren und von den Beobachtungen zu unterscheiden – darin besteht der zweite Schritt des einfachen Feedbacks.

Mit etwas Übung geht es blitzschnell, gedanklich das eine und das andere zu sortieren.

Dann erfolgt der dritte Schritt des Einfachen Feedbacks: Du benennst Deine Beobachtungen.

2. Sagen, was ich beobachtet habe

Einfach nur zu sagen, was Du beobachtet hast, mag für Dich anfangs so befremdlich wirken als würdest Du Chinesisch lernen. Die Worte in einer fremden Sprache auszusprechen, bedarf der Übung. Das Herantasten an die neuen Laute klingt anfangs sonderbar, häufig irgendwie falsch. Ich weiß wovon ich spreche, ich habe einmal Chinesisch gelernt. Ich kann versichern, mit der Zeit gehorcht die Zunge den Impulsen und tut, was sie tun soll, sicherlich mit einem Akzent, aber verständlich.

Ähnlich verhält es sich, wenn Du Deine Beobachtungen artikulierst, am Anfang ist es komisch, aber nur am Anfang, dann wird es vertrauter.

Wenn wir weiterhin bei der besagten Mitarbeiterin bleiben, klingt eine mögliche Beobachtung, die Du aussprichst, folgendermaßen: Du sagst, dass Du die Aufgabe, die ich Dir übertragen habe, nicht erledigen könntest. Punkt, dann folgt eine Pause.

Die Pause ist wichtig. Die Pause ermöglicht Deiner Mitarbeiterin zu erläutern, weshalb es ihr, aus ihrer Sicht, nicht möglich sei, die delegierte Aufgabe zu bewerkstelligen. Meistens liegen bereits zu viele unerledigte Aufgaben auf dem Schreibtisch der Mitarbeiterin, um noch eine neue Aufgabe anzupacken. Das ist dann wiederum eine Frage der Prioritätensetzung, was zu DEINEN Führungsaufgaben zählt. Dann könnt Ihr gemeinsam durchgehen, welche andere Aufgabe zur Wiedervorlage auf einen späteren Zeitpunkt datiert werden kann.

Es ist aber auch möglich, dass Deine Pause zu KEINER weiteren verbalen Reaktion Deines Gegenübers, hier beispielhaft Deiner Mitarbeiterin, führt.

Dann gehst Du entweder in die Feedback-Schleife oder machst den vierten Schritt.

In die Feedback-Schleife gehen, heiße, Du beobachtest, was Deine Mitarbeiterin tut, während sie schweigt. Sie könnte sich zurücklehnen, die Arme verschränken, blass oder rot werden, auf den Boden blicken oder aufspringen und so fort. Daraufhin identifizierst Du wiederum Deine Interpretation und teilst zunächst Deine Beobachtung mit und machst eine Pause.

Wenn Du den vierten Schritt machst, sieht das folgendermaßen aus:

4. Erfragen, was Du interpretiert hast

Es gibt eine französische Redewendung, die besagt, dass nicht jede Wahrheit ausgesprochen werden solle. Das trifft auch auf Interpretationen zu. Während Beobachtungen eher begrenzt sind, machen Interpretationen den weitaus größeren Teil der inneren Filme aus, die in uns ablaufen. Und es sollte wirklich nicht alles ausgesprochen werden, was gedacht wird.

Ein Gedanke wie

„Oh Mann, Mädel, kriegst Du denn überhaupt nichts auf die Reihe?“

Solltest Du besser für Dich behalten, zumindest nicht in dieser „Rohversion“.

Aber ein solcher Gedanke speist sich aus einem Gefühl heraus. Was dahinter steckt, ist das Gefühl, vielleicht sogar die Annahme, dass Deine Mitarbeiterin mit ihren Aufgaben überfordert sei. Und das ist sehr wohl von Bedeutung und zu thematisieren. Schließlich berührt es Deine Fürsorgepflicht gegenüber Deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Häufig werden Interpretationen den Menschen ins Gesicht geschleudert, etwa:

„Ok. Ich sehe ein, Du bist überfordert“.

Spätestens dann bereut die Miterabeiterin vermutlich bitterlich, dass sie so frei war und angesprochen hat, dass sie die Aufgabe nicht erledigen könne.

Um das Risiko zu minimieren, andere zu brüskieren, besteht der vierte Schritt des Einfachen Feedbacks darin, die Interpretation in eine Frage zu kleiden.

„Hast Du das Gefühl, dass Du mit Deinen Aufgaben überfordert bist?“

Ist die Interpretation in einen solche Frage gekleidet, ERHÖHT es die Chance, mit der Mitarbeiterin ins Gespräch zu kommen.

Die eigene Feststellung in einen Aussagesatz zu packen wie „Ok, ich sehe ein, Du bist überfordert“, VERRINGERT die Chance, mit der Mitarbeiterin ins Gespräch zu kommen.

Und wenn Kommunikation auf der zwischenmenschlichen Ebene funktioniert, dann finden sich auf der Arbeitsebene Lösungen.

Einfaches Feedback ist ein hervorragendes Kommunikations-Werkzeug für Führungskräfte, um das zu erreichen, und jetzt – ist es noch einfacher.

Fassen wir nochmals zusammen

Einfaches Feedback besteht aus vier Schritten

1. Beobachten
2. Interpretationen identifizieren
3. Mitteilen, was Du beobachtet hast
4. Erfragen, was Du interpretiert hast

Die ersten drei Schritte anzuwenden, fällt mit etwas Übung in der Regel relativ leicht. Der vierte Schritt, der darin besteht solche Interpretationsfragmente auszuwählen, die der Kommunikation dienlich sind, mag ein, wird uns in der nächsten Folge beschäftigen.

Hole Dir gerne den Zeitstrahl und das 4-Felder-Modell für Führungskräfte. Beide Links findest Du in den Shownotes.

Wie schön, dass Du bis zum Ende des Podcasts dabei geblieben bist.

Ich sage tschüs, bis zum nächsten Mal.

Literaturhinweise

Herbert Kubat 2008: Führen wie ein Samurai. Mentale Stärke – Schlagkraft im Handeln, (ungekürzte Lesung) Audio CD.

Wolf Schneider 2001: Deutsch für Profis. Wege zu gutem Stil. Illustriert von Luis Murschetz. 17. Auflage.

 

Illustrationen und Foto

Claudia Schulz